こんにちは、エム・フィールド業務推進室の室長をしているMIKAです。好きな色はシェルピンクです。
人とかかわる仕事が好きで、人材派遣の営業や法人営業などの営業職を経験し、エム・フィールドでも主に営業を担当してきました。営業担当時は、登録型派遣事業の立ち上げなども行い、人と人をつなぐ仕事にやりがいを感じていました。

1年半前に、各部署に点在していた営業事務のメンバーを集めた部署を立ち上げることになり、立ち上げから室長として担当しています。
現在、私も入れてメンバーは6名。全員女性で、4人がママです。
私自身も3人の子供がいるので仕事と家庭のバランスを大事にしながらフルタイムで働いています。今日は私が担当する女性5人のうち3人がママの部署のご紹介と、私がマネジメントをする上で心がけていることをお話しします。

■業務推進室のしごと

業務推進室の仕事は、簡単にいうと「営業事務・営業サポート」になります。
主には営業が、お客様に提出する見積書の作成から契約の締結、請求書の発行・送付、発注・支払処理まで契約に係わる一連の流れすべてを担当します。

事務業務だけでなく お客様へ上記のようなご連絡をするため、お客様と直接コミュニケーションさせていただくことも多々あります。さらに、営業メンバーからの様々な問い合わせにも対応するので、定型の業務だけでなく、営業メンバーがスムーズに効率よく仕事をしやすくするためのサポートをしています。

また、日々の業務を改善するための業務効率化の検討や、新規システム導入など、DXへの取り組みもチームメンバーで話し合いながら進めています。

■いま注力していること

業務推進室を立ち上げたきっかっけは、今まで各部門毎に営業事務が配属になっていましたが、個別に配属されていた営業事務の仕事を一つの部署にまとめることで、営業事務メンバーが気兼ねなく休暇を取得したり、フレックスタイムを利用して早退したりできるようにするメンバーサポートの面と、部署毎の配属によって、俗人的になりがちな業務の改善と効率化を推進させる業務面の二つの理由があります。
そのため、立ち上げ当初からチーム内で「業務の共有と統一」に注力してきました。

具体的には、担当部門のローテーションを定期的に行い、各業務を複数名で対応できる体制作りと、部門ごとに存在していたルールを取りまとめて統一ルールに改訂するということに注力してきました。

今は、コロナ禍でいつ誰が休んでもおかしくない状況ですよね。そんな時に「これ、、○○さんしかわからない・・」「この部門のやり方はわからない・・」という状況を作らないように進めてきました。
また業務効率化にも力を入れて取り組んでおり、「無駄な業務を無くす」を目標に日々メンバーが課題を抽出して改善しています。

業務でよくありがちな、「今までそうやってきたから・・」という考えは廃止し
「どうやれば業務がスムーズに進むか」「もっとこうしたほうが良いのでは」という意見を出してもらうようにしています。

改善案を積極的に集めるために、半期ごとの業績評価の評価目標設定の中で、「この半期で●●個の改善提案をする」ということを目標にしているため、メンバーからもどんどん意見が出されます。

事務的な業務の効率化のために、システムを入れ替えたり、新規で導入なども取り組んでいます。お客様のDXのサポートをする当社がまずDXを積極的に行っていこうと考えています。

「今まで使ってきたから」「このシステムに慣れてるから」という考えをなくし、新しいものを導入することでどのように自分たちの業務を変革できるか?デジタル化することで、どのような価値が生まれるか?お客様、営業メンバー、そして自分たちの業務に何がプラスになるかを考えることを意識するようにしています。

こういった業務効率化を実施することで時間外業務も減り、余裕があるときには自己学習に励むメンバーも出てきています。
現在の業務改善をさらに進められたら、次は営業のサポート業務を強化を考えています。「事務」というカテゴリでの業務を超え、お客様対応やメンバー対応など営業のサポートができるような役割や、営業内での業務効率化の検討なども進めていければと思っています。

■メンバーのキャリアアップ

*コロナ禍のため、交代で出社しているので、この日は3名でした。


先述のように、業務効率化によって空いた時間を利用して資格取得に励んでいるメンバーもいます。例えば、ITパスポートや秘書検定。法務検定など。
社内に資格支援制度があるため、メンバーの資格取得数も増えています。

どうしても「営業事務」という業務だけでは、キャリアアップが限られてしまいます。
だから資格取得もそうですが、仕事の中でも様々な業務に携わって強みを作れるように、メンバーそれぞれに役割を与えています。

〇〇システムの導入担当、〇〇のマニュアル作成担当、採用面接担当、契約書類の統一担当、などなど、通常の営業事務以外にそれぞれがメイン担当者となる業務を決めて、担当者に中心となって動いてもらいます。

自分が担当する業務を進める中で、システムについて学んだり、関連した法律を学んだり、他部署との調整やメンバーとコミュニケーションをとる機会が増えたり、人に教える機会があったりと。
そういった中で個人のスキルが少しでも高められればと思い行っています。

■時間制限の有無にかかわらず活躍できる部署にしたい!


業務が共有化されスリム化が実現すると、就業時間に制限がある方でも働きやすくなります。私もそうですが、子供がいると、どうしても突発的な休み、遅刻、早退などが発生します。また退社時間も早くなりがちです。

それを、「帰りづらいな・・」と思いつつ帰るのか、「私は業務効率化してるので
早く帰ります!」と宣言できるのとでは、全然働きやすさが違ってくると思います。
働きやすさは仕事のモチベーションにも繋がります。

また、仕事に対するスタンスも人それぞれだと思っています。自分の中での1番が仕事の人もいれば、家族や趣味の人もいます。それも自由だと思うんです。たとえ家庭が1番であっても、業務が効率化されていれば限られた時間内でも、必ず十分な成果(アウトプット)が出せます。

フルタイムで働けるとか、残業できる人が素晴らしいわけではないですし、時間に制限があっても、会社から評価され、仕事で輝ける仕組みをつくるのが私の仕事だと思っています

■ママ業を仕事の両立のために気をつけていること

事業推進室では、ママ・独身関係なくチーム全員、フレックス、在宅ワークをフル活用しています。
そのため朝早くから働いて帰りが早いメンバーも多いですし、逆に朝は遅いのが良い!という人は勤務時間を後ろ倒しにしてたり、みんな自身のライフスタイルに合わせて営業メンバーに影響のない範囲で自由に調整しています。
なるべく在宅で業務ができるようにするため、紙原本の廃止は積極的に進めています。

業務の特性上、月初や期末など繁忙期がどうしてもあるため、月中は勤務時間を短くしよう!と声かけをして、月あたりの業務時間を平均化し、メリハリのある働き方を楽しんでもらえるように心がけています。

私の場合、朝早く仕事を始めて早く終わらせる日を決めていて、早く終わらせる日は、子供のお迎えまでに私自身がリフレッシュする時間を設けています。このリフレッシュタイムがあることで日々の仕事も家事も頑張れる!と思ってます。

あとはママ業も頑張りすぎない!ことですね。これは3人育ててやっとたどり着いた自分の解釈です(笑)
正解かどうかはわかりませんが、完璧なママを求めず気楽に子育てをしています。

■私がマネジメントをする上で気をつけていること

少し前までだと、社会的に働く時間が長い方が仕事を頑張っているという風潮がありましたが、仕事をする上での環境や優先度は人それぞれです。

そこに良い悪いはなく、その環境の中でも頑張れば成果が出る仕組み、評価され、給料も肩書きも上がっていける体制を作りたいと考えています。

事務業務は成果が見えにくいとか、時間制限があり成果が出しづらいとか、時短勤務で申し訳ないとか、残業できないから居づらいとか・・・このような理由は言い訳にしかなりません。そうではなくて、だからこそ自分に何ができるか? 何を成果として出せるのか?を常に考えて、行動に移せるようにメンバーをサポートをしていくのが私の仕事だと思っています。

この数年で私のポジションまで到達してくれる人が出てくることを期待し、その時には、私はまた次のステップへ進めればと考えています。
子供の成長を支える母親の気持ちと同じように、メンバーにもどうやったら成長できるか、自分たちの将来像が描けられるかということを日々考えながら、私自身も成長させてもらっています。

現在、業務推進室では一緒に働く仲間を募集中です。
みんなで新しいものを作り上げたい方!ルーチン業務だけだと物足りない方!
新しいことにチャレンジしたい方!
お待ちしています!


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