この記事は、2021年4月21日に開催した無料ウェビナーのセミナーの内容から、特に参加者アンケートの結果好評だった、「Teamsを会社の電話として使う」という部分について詳しく説明させていただきます。
Microsoft Teamsをもっと活用したい!、テレワークのコスト削減をしたい、テレワークでのコミュニケーションの改善に何をしたらよいか迷っているという方にお読みいただきたい記事です。

■目次
・はじめに
1: Teamsを会社の電話として使う
2: Teamsを安全に使う
3: TeamsとAIを連携する

・はじめに 

コロナ禍でのテレワーク推進が始まり1年以上が経過しました。2021年4月26日現在の東京や大阪においては、再度の緊急事態宣言が発出されており、テレワークはもはや一過性のものではなく、今後のワークスタイルの選択肢の一つと考えられるようになっています。

しかし、日本ではあまり普及していなかったテレワークを一気に普及させたことで、多くの企業がテレワークにおける課題を感じており、特に課題としてあげられているのが、以下の3つの項目です。

■テレワークの3つの課題
・コミュニケーション
・セキュリティ
・新しいワークスタイル環境の整備



当社が開催したセミナーでは、Microsoft Teamsを使って、テレワークの3つの課題を解決する方法を提案しました。
Microsoft Teamsは、チャット、会議、通話、共同作業ができる、チームワークを強化するためのコミュニケーションツールです。日本のマイクロソフト社では、実際に自社での効率化の検証を行なっており、2019年の夏に行われた『「週勤 4 日 & 週休 3 日」を柱とする自社実践プロジェクト「ワークライフチョイス チャレンジ 2019 夏」の 効果測定結果を公開』では、Teamsを業務改善の柱として据え、週休3日にチャレンジしたことで、生産性が40%も向上したという結果もでています。
週休3日にすることは難しいかもしれませんが、適切なコミュニケーションツールを活用することで、自社の生産性を上げたい、そしてできれば、ツールを一つにまとめることで、効率化とともに経費の削減にもつなげたい!と考えるのは多くの企業に共通していると思います。

それでは早速、Teamsを利用している企業の中でも意外と知られていなかった、「Teamsを会社の電話として使う」という提案をさせていただきます。

1: Teamsを会社の電話として使う


上図のように、テレワークにおける電話運用の課題は、多くの企業の方が感じていおられるのではないでしょうか?

今回のセミナーに参加していただいた企業の多くが、すでにTeamsを導入されている企業のでしたが、実は、この「Teamsを会社の電話として使う」という使い方をご存知ない方が多く、多くの方にご興味をもっていただけました。


■Teamsのビジネスフォン機能


Teamsに電話機能を追加しますと、使い慣れたTeamsのアプリから会社の電話番号での発信や代表電話の受信、また他の方への保留転送の操作を行うことができます。さらには取引先からの電話をTeamsが自動応答し適切な担当に取り次ぐ機能なども利用することができます。


■Teamsを電話として使う利用イメージ

Teamsはインターネットにつながれば利用することができますので、会社宛の代表電話や内線電話を、会社はもちろんのこと、在宅勤務中のパソコンや外出先でのスマートフォンでも受信することができます。仮に台風や大雪などで会社に出社できなくても、ご自宅で会社の電話に応対することができるためBCP対策としても注目されています。

■Teamsを電話として使う場合のメリット

この点について、ウェビナーにご参加いただいた方からの注目度が高かったので、当社、エム・フィールド管理本部長の橋本に、当社の場合のメリットについてコメントをもらいました。

橋本:
前提として、当社はそもそも「社外に電話をかける」頻度が低かったので、通話料の削減は大きなインパクトは正直ありませんでした。
しかし、当社はテレワークの本格化に伴いオフィススペースを縮小しました。今後もワークスペースの縮小や、それに伴う社内での区画の移動、もしくはワークスペースを都内に点在させる検討もされています。ワークスペースの移動は、多くの電話回線の工事や固定の電話機の購入、PBX(電話回線の交換機)の導入などの費用が発生します。
今後、移転の際の電話にかかる費用や運用の効率を考えると、コストメリットは確実にあると考えています。しかし、私自身が感じているメリットは、コスト削減だけでなく、「利便性の向上」です。特に総務部門や情報システム部門の業務や、社員の電話取り次ぎの手間など、以下のような利便性があると考えています。

■Teamsを電話として利用する場合の利便性

  • 移設の楽さ(そのたびの工事や番号変更がいらない)
  • 設定の柔軟さ(専門業者への依頼、タイムラグ、費用がない、PBXの設定がない)
  • 取次の削減(お客様が必要な部門にダイレクトに、場所関係なくタッチできる)
  • 社内レイアウトの簡単さ(回線の取り回し)
  • 社内コミュニケーションの向上(内線&無料で通話可能)
  • PC通話に慣れれば電話機(含むスマートフォンの支給)も不要になりそう

利便性の向上と共に、最後の電話機やスマートフォンの削減は大きなインパクトがあるので、今後の移転やレイアウト変更などの大きなイベントに際して、積極的に検討しているところです。


■Teamsを電話として使う 導入方法

Teamsを電話で利用するための導入方法には大きく分けて2パターンあります。

一つ目は、上図左側のように、会社の電話をすべてTeamsにしてしまう方法です。そうすることで、電話やチャット、オンライン会議などすべてのコミュニケーションをTeamsに統合することができます。また、外線の電話番号をクラウド側にもっていくことができるサービスもありますので、事務所内に設置する機器を最小限に減らすこともできる導入方法になっています。
二つ目は、上図右側のように様々な電話サービスと連携するパターンです。

既存でお持ちのPBXとの連携や、ドコモのオフィスリンクなどの携帯内線サービスとの連携ができ、一部門からの部分導入なども実施しやすい方法になっています。

このようにTeamsを会社の電話として使うと、すべてのコミュニケーションをTeamsに統合することができるようになり、テレワークなど新しい働き方に合わせた電話の運用に進化することができます。また、今お持ちの電話環境を考慮し、お客様ごとに最適な導入方法、設計をご提案させていただきます。
貴社に適した導入方法や活用方法にご興味をお持ちの方は、お気軽にご相談ください。

2021年5月18日(火)14:00から、当記事と同様のセミナーを開催する予定です。(今回のセミナーアンケートを踏まえて、内容をブラッシュアップいたします。)セミナーでは動画を使った説明も加え、より理解を深めていただけると存じます。
セミナーのご参加をご希望の方も、以下のご連絡先までお気軽にご連絡ください。

■問い合わせ先:

株式会社エム・フィールド
モバイルソリューション事業部 Microsoft365担当
メールアドレス:ms365pj@m-field.co.jp

2: Teamsを安全に使う

ウェビナーでは、「Teamsをより安全に使うための具体策」をご紹介しました。
テレワークが進むにつれ、自宅のパソコン等で業務に関わるメールの送受信や資料作成等を行う場合には、自身によるセキュリティ対策を強く意識する必要があります。

そこで、
1: テレワークにまつわるセキュリティ情勢について
2:Teams単体でできるセキュリティと運用方法について
3: Microsoft365全般でのセキュリティ対策について

と3つに分けて説明いたしました。

3: TeamsとAIを連携する

最後のパートでは、TeamsとAIを連携することで、当社がオリジナルで提供でしている機能をご紹介しました。
特に当社が得意としている画像認識システムを利用した、社員の顔認証のシステムを使った出退勤の管理、表情から感情分析によるメンタルチェック、音声認識による議事録の作成、言語処理によるチャット情報の解析、会議室の利用状況や密状況の判定などについてお話させていただきました。

以上が、2021年4月21日に開催された、無料ウェビナー「意外と知られていないMicrosoft Teamsの活用方法とセキュリティ」の概要と、特に人気があったコンテンツの詳細のご紹介でした。
当社では、今後もみなさまのお役に立つDX推進に関する無料料ウェビナーの開催を計画しております。

Microsoft Teamsの活用方法に関する無料ウェビナーも、随時開催予定でございますので、参加ご希望の方は、以下の問い合わせ先までご連絡いただけますと幸いです。

また、前出の通り、今回のセミナーにご参加いただけなかった方は、
2021年5月18日(火)14:00ー15:00で、当記事と同様の(今回のセミナーアンケートを踏まえて、内容をブラッシュアップいたします。)セミナーを開催する予定です。
セミナーでは動画を使った説明も加え、より理解を深めていただけると存じますので、
ご参加を希望される方は、以下お問い合わせ先までご連絡ください。

その他のご質問やお問合せも、以下メールアドレスまでお願いいたします。

■問い合わせ先:

株式会社エム・フィールド
モバイルソリューション事業部 Microsoft365担当
メールアドレス:ms365pj@m-field.co.jp